Unir les acteurs pour fluidifier les démarches d'accès aux données !
La transformation numérique des administrations publiques repose sur un principe simple et largement partagé : ne demander qu’une seule fois une information au citoyen ou à l’entreprise, et la réutiliser ensuite de manière sécurisée, légale et proportionnée. Ce principe, connu sous le nom de "Only Once", constitue un pilier essentiel de la simplification administrative.
Dans la pratique, la mise en œuvre de ce principe implique un accès maîtrisé à des données détenues par d’autres niveaux de pouvoir, en particulier au niveau fédéral. Or, pour de nombreuses administrations wallonnes et de la Fédération Wallonie-Bruxelles, l’obtention de ces autorisations d’accès aux données fédérales reste un parcours souvent complexe, long et difficile à anticiper.
Des difficultés bien identifiées sur le terrain
Les administrations qui souhaitent réutiliser des données fédérales dans le cadre de leurs missions légales sont confrontées à une série de difficultés récurrentes, largement partagées sur le terrain.
1. Des délais de traitement importants
L’une des principales difficultés réside dans les délais parfois très longs entre l’introduction d’une demande d’accès aux données et la décision finale. Ces délais, souvent indépendants de la qualité du dossier initial, peuvent retarder significativement la mise en œuvre de projets de digitalisation et de simplification numériques ou en compromettre la planification.
2. Des procédures d’analyse complexes et peu lisibles
Les procédures d’instruction des demandes impliquent plusieurs acteurs et niveaux décisionnels. Pour les administrations demandeuses, il est souvent difficile de comprendre précisément le cheminement d’un dossier et les étapes successives de l’analyse.
3. Une visibilité limitée sur l’état d’avancement des demandes
Une fois la demande introduite, les administrations disposent généralement de peu d’informations sur son statut : dossier en cours d’analyse, en attente de complément, soumis à un avis, reporté… Cette absence de visibilité complique le pilotage des projets et l’anticipation des échéances.
4. Des remises en question successives
Il arrive également que des demandes fassent l’objet de réévaluations successives, avec des demandes de clarification ou d’ajustement intervenant tardivement ou remettant en question des décisions prises conjointement dans une étape préalable.
Si ces échanges sont légitimes du point de vue de la sécurité juridique et de la protection des données, ils peuvent néanmoins être vécus comme déstabilisants lorsque les attentes ne sont pas clairement formulées dès le départ.
Un risque réel pour le principe « Only Once »
Ces difficultés, prises isolément ou combinées, peuvent avoir un effet dissuasif. Certaines administrations hésitent à initier de nouveaux projets fondés sur la réutilisation de données, par crainte de délais trop longs ou d’incertitudes juridiques.
Or, renoncer à ces démarches revient, dans certains cas, à maintenir des collectes redondantes d’informations auprès des citoyens et des entreprises, en contradiction directe avec l’ambition de l’Only Once. L’enjeu est donc à la fois opérationnel, juridique et stratégique pour l’action publique.
Le rôle de la BCED : faciliter, sécuriser, accompagner
Dans ce contexte, la BCED joue un rôle central de facilitateur auprès des administrations wallonnes et de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
Sans se substituer aux organes décisionnaires compétents, elle agit à plusieurs niveaux :
- Clarification en amont des besoins : aider les administrations à formuler précisément leur finalité, leur base légale et leur besoin réel en données ;
- Amélioration de la qualité des dossiers : contribuer à constituer des demandes complètes, cohérentes et juridiquement argumentées dès leur introduction ;
- Médiation et accompagnement : servir de point d’appui tout au long du processus, en facilitant les échanges techniques et administratifs ;
- Réduction des délais inutiles : limiter les retours successifs et les réanalyses en anticipant les questions récurrentes.
Ce travail en amont permet non seulement de sécuriser juridiquement les projets, mais aussi d’augmenter leurs chances d’aboutir dans des délais les plus courts possibles.
Une démarche concertée avec la Flandre, Bruxelles et le niveau fédéral
Les défis rencontrés ne sont ni propres à une région, ni spécifiques à une administration. Ils sont largement partagés à l’échelle du pays.
C’est pourquoi les intégrateurs de services ont engagé des échanges approfondis sur le sujet.
Ces échanges ont permis de dresser un constat commun, posé de manière factuelle et constructive : les administrations gagnent à mieux comprendre les procédures, les rôles et les contraintes des différents acteurs impliqués dans l’octroi des autorisations d’accès aux données.
Sur cette base partagée, les partenaires ont convenu de solliciter l’ICEG (Instance compétente en matière de gouvernance de l’échange de données) afin de franchir une première étape concrète vers davantage de transparence.
L’objectif n’est pas de remettre en cause les mécanismes existants, mais au contraire de :
- mieux comprendre les procédures suivies par les différents organes décisionnaires ;
- disposer d’une vision claire des étapes d’analyse ;
- améliorer la lisibilité du statut des demandes pour les administrations demandeuses.
Une telle clarification constituerait un premier pas structurant, permettant aux administrations d’anticiper plus sereinement leurs projets, de mieux planifier leurs ressources et d’aborder l’accès aux données comme une démarche maîtrisée plutôt qu’incertaine.
Pour toute question sur la mise en place d'un échange de données, n'hésitez pas à nous contacter via support@labced.be. Notre équipe se fera un plaisir de vous répondre !