Véritables partenaires de terrain, les experts de la BCED transforment les défis liés aux échanges de données en solutions concrètes et opérationnelles !
Ce dernier article vient clôturer la série en se penchant sur le rôle de l’expert en échanges de données à la BCED.
Lorsqu’un échange de données est mis en place via la BCED, le résultat visible est souvent un flux opérationnel : des données accessibles, de manière sécurisée, par une administration dans le cadre de ses missions.
Mais derrière chaque échange de données, il y a avant tout un travail de coordination, d’accompagnement et d’expertise, porté au quotidien par les experts en échanges de données de la BCED.
Au carrefour des acteurs, un métier avant tout humain
Mettre en place un échange de données implique de nombreux intervenants : administrations demandeuses, sources authentiques, fournisseurs de données, équipes techniques et juridiques, délégué à la protection des données, etc. Dans ce contexte, l’expert en échanges de données BCED agit comme un véritable chef d’orchestre : il coordonne les acteurs, structure les échanges, apporte son expertise et veille à ce que chacun intervienne au bon moment, avec une compréhension commune des enjeux et dans le respect de la protection des données.
Ce rôle de coordination s’accompagne d’une forte dimension humaine. L’échange de données peut en effet susciter des interrogations, voire des craintes, liées notamment aux responsabilités légales, à la complexité des démarches ou aux délais. Une part essentielle du travail de l’expert en échanges de données consiste dès lors à expliquer, rassurer et vulgariser. En rendant lisibles des notions parfois complexes et en posant un cadre clair, l’expert en échanges de données de la BCED contribue à instaurer un climat de confiance avec les administrations. Au delà des outils et des procédures, ce métier repose ainsi sur des compétences humaines fortes : écoute, pédagogie, sens de la coordination et capacité à faire dialoguer des profils très différents.
Mais concrètement, comment se déroule un projet d’échanges de données ?
Un projet d’échanges de données ne commence jamais par un développement technique. Il débute par une demande, formulée en termes métiers, que l’expert en échanges de données va suivre de bout en bout.
1. Réception et analyse de la demande
Tout commence par une prise de contact d’une administration souhaitant accéder à des données dans le cadre de ses missions.
L’expert en échanges de données analyse la demande et échange avec le métier afin de bien comprendre le besoin réel, son contexte et les objectifs poursuivis.
2. Analyse du cadre légal et accompagnement du métier
Avant toute mise en œuvre, l’expert en échanges de données vérifie que le besoin s’inscrit dans un cadre légal approprié.
Il accompagne l’administration dans l’analyse de la base légale invoquée et s’assure que celle-ci autorise bien l’accès aux données demandées dans le cadre de la mission exercée.
Une attention particulière est portée à la minimisation des données : seules les données strictement nécessaires à la finalité poursuivie doivent être demandées. L’expert en échanges de données joue ici un rôle de conseil et de pédagogie, en traduisant les exigences légales et réglementaires en éléments concrets.
La BCED peut également être sollicitée en amont de la rédaction de la base légale afin de contribuer à son élaboration en apportant conseils et recommandations, aussi bien sur les aspects légaux que sur les données métiers qui doivent y figurer.
3. Rédaction et suivi de la demande d’autorisation
Sur cette base, l’expert en échanges de données aide le métier à rédiger la demande d’autorisation destinée à la source authentique concernée.
Il veille à répondre aux attentes de l’organe qui analyse la demande, à la cohérence des finalités et au respect du cadre légal. Une fois la demande transmise, il assure le suivi des échanges avec la source authentique et le métier, en servant d’intermédiaire si des adaptations ou compléments sont nécessaires, jusqu’à l’obtention d’une autorisation conforme.
4. Réception de l’autorisation et mise en place technique
Lorsque l’autorisation est délivrée par la source authentique, elle est transmise à l’administration demandeuse.
L’expert en échanges de données coordonne alors la mise en œuvre technique de l’échange ; les équipes informatiques peuvent ouvrir les flux de manière sécurisée, vers une application métier propre à l’administration concernée ou vers l’interface web sécurisée BCED-WI, mise gratuitement à disposition des administrations.
5. Un accompagnement qui se poursuit dans le temps
Après l’ouverture des flux, le rôle de l’expert en échanges de données ne s’arrête pas. Il reste un point de contact privilégié pour l’administration consommatrice en cas de question, de difficulté ou de nouvelle demande d’accès à d’autres données.
La BCED accorde une importance particulière à cet accompagnement dans la durée, afin de permettre aux administrations d’exercer leurs missions le plus efficacement possible.
Mettre l’humain au cœur de l’échange de données
Souvent discret, le travail des experts en échanges de données de la BCED est pourtant indispensable.
En formant, en accompagnant et en rassurant les administrations, ils contribuent à faire de l’échange de données un véritable levier de simplification administrative, au service des services publics et, in fine, des citoyens.
Pour illustrer concrètement cette réalité de terrain, un expert en échanges de données de la BCED partage ici son expérience et son regard sur le métier.
Cela démarre souvent par l’expression d’un besoin d’une administration qui s’engage dans un processus de simplification administrative par la voie de l’« only once ».
C’est alors la découverte pour l’expert en échanges de données du processus administratif à simplifier.
Le premier défi est de faire décrire la démarche pour pouvoir faire émerger les solutions que la BCED peut proposer. Cet exercice demande de la pédagogie et la mise en pratique de certaines techniques d’analyse des besoins.
Chaque donnée utile à la démarche administrative visée est alors examinée en détail avec les gens du métier.
Mon expertise sera d’identifier la source authentique dans laquelle la donnée est disponible mais aussi de challenger le métier en posant les questions sur le « pourquoi collectez-vous cette information » ? Quel est le fondement juridique qui justifie que vous y accédiez ? Cette étape est un prérequis indispensable à toute demande d’accès à des données à caractère personnel.
Il faut alors recueillir les bases légales qui fondent la démarche administrative, s’assurer qu’elles sont bien à jour et, ensuite, les confronter avec leur compatibilité aux règles sur la protection des données pour accéder à des données authentiques.
Je suis alors amené à rencontrer des juristes et/ou le DPO de l’organisation.
En fonction des autorisations à obtenir auprès des sources authentiques, les démarches peuvent être parfois très longues et paraître épuisantes pour le demandeur. Mon rôle sera d’accompagner et soutenir les recherches dans les arguments juridiques et de jouer le « facilitateur diplomatique » avec l’organe décisionnaire.
Lorsque les autorisations sont obtenues, la prochaine étape de la mise en œuvre de l’échange de données débouche sur un projet informatique. On entre ici dans un autre univers, avec un autre langage, auprès d’interlocuteurs différents.
Je parle alors de validation de contrat de services, de webservices, de sécurité, de fonctionnalités, d’appels synchrones ou asynchrones, d’environnements de test, d’acceptance, de validation, de production, de bugs, etc.
Une fois que le pôle informatique de la BCED a pu exposer les services dans son système d’information, je participe au plan de test avec les utilisateurs finaux.
Je les accompagne à la fois dans les questions purement métier mais aussi dans leur nouvelle manière de travailler et dans le changement que cela induit au sein de leur administration.
Cela implique une réelle capacité d’écoute et d’adaptation pour accompagner au mieux les équipes dans cette évolution.
Mais mon expérience m’a montré des résultats très positifs au sein des administrations une fois les solutions implémentées avec succès !
Pour conclure, je dirais que mon expérience a démontré la nécessité de maîtriser de nombreuses compétences dans des domaines aussi variés que la gestion de projets, l’analyse juridique, la protection des données, la négociation, les relations humaines, la bonne humeur et la persévérance.
Et c’est sans doute cela qui fait toute la richesse du métier : contribuer concrètement, avec les équipes de terrain, à faire évoluer les pratiques et à simplifier le quotidien des administrations et de leurs usagers !
➡️Avec cet article consacré au rôle d’expert en échanges de données à la BCED, cette série se referme sur celles et ceux qui, au quotidien, font le lien entre les cadres légaux, les solutions techniques et les réalités métiers.
Vous avez un projet, une question ou souhaitez être accompagnés dans la mise en place d’un échange de données ? Nos experts en échanges de données sont là pour vous accompagner à chaque étape. N’hésitez pas à nous contacter via support@labced.be.