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Découvrons ensemble en quoi les sources authentiques sont essentielles dans l'échange de données !
Cet article ouvre une série de trois publications destinées à mieux comprendre les rôles des différents acteurs impliqués dans l’échange de données au sein des administrations publiques.
Dans un écosystème d’échange de données entre administrations, certaines informations occupent une place particulière : elles sont qualifiées de données authentiques.
Mais qu’est ce qu’une source authentique ? Pourquoi joue-t-elle un rôle central dans l’échange de données ? Et comment ce rôle s’inscrit-il dans une démarche de qualité, de confiance et de simplification administrative, notamment via la labellisation proposée par la BCED ?
Qu’est ce qu’une source authentique ?
Une source authentique est une base de données contenant des informations validées et mises à jour par une administration qui en est le gestionnaire unique, et qui font foi comme données de référence pour un type spécifique d’informations.
Autrement dit, il s’agit de la source officielle à laquelle les autres administrations doivent se référer : dès que les informations sont accessibles auprès d’une source authentique, il y a obligation de consulter les informations auprès de celle-ci.
Si une administration peut accéder à la source authentique, elle ne pourra donc plus demander les informations directement à la personne.
L’objectif est d’éviter la multiplication de bases de données parallèles, souvent redondantes et parfois contradictoires. Lorsqu’une donnée est reconnue comme authentique, elle a vocation à être réutilisée dans le respect des autorisations et du cadre légal afin de ne plus être redemandée ni réencodée ailleurs.
Un pilier de la simplification administrative
Les sources authentiques remplissent une double fonction essentielle en matière de simplification administrative.
D’une part, elles garantissent à l’usager – qu’il s’agisse d’un citoyen ou d’une entreprise – de ne fournir ses données qu’une seule fois à l’administration compétente.
D’autre part, elles permettent aux autres services publics d’accéder à ces données, lorsqu’ils en ont légalement besoin, sans devoir les redemander aux usagers.
Grâce à ce mécanisme, la réutilisation des données devient possible entre administrations, ce qui permet de :
- réduire les charges administratives,
- améliorer la cohérence des informations utilisées,
- offrir des services publics plus efficaces et plus fluides.
Les sources authentiques constituent ainsi un levier fondamental du principe de l’ « Only Once ».
Une responsabilité forte sur la qualité et la gestion des données
Être source authentique implique une responsabilité importante vis-à-vis des données produites et gérées.
L’administration gestionnaire est responsable notamment :
- de la qualité, de l’exactitude et de la mise à jour des données,
- de leur disponibilité,
- de leur cohérence dans le temps.
Ce rôle ne se limite donc pas à stocker de l’information : la source authentique garantit que les données qu’elle gère peuvent être utilisées en toute confiance par d’autres administrations disposant des autorisations nécessaires.
Décider de la légitimité des accès aux données
Un autre rôle fondamental du gestionnaire de la source est leur rôle décisionnel.
Lorsqu’une administration souhaite accéder à des données authentiques, le gestionnaire de la source analyse la demande afin de vérifier notamment :
- que la finalité poursuivie est conforme aux missions de l’administration demandeuse ;
- que la base légale invoquée est adéquate ;
- et que seules les données strictement nécessaires au traitement sont sollicitées, conformément au principe de minimisation.
Le gestionnaire de la source est ainsi l’acteur qui se prononce sur la légitimité de l’accès aux données.
La labellisation : un levier de qualité porté par la BCED
En Région wallonne et en Fédération Wallonie-Bruxelles, la BCED accompagne les administrations au travers d’un processus de labellisation des sources authentiques.
Cette démarche vise à évaluer et documenter le niveau de maturité et de qualité d’une base de données de référence.
La labellisation repose notamment sur :
- une analyse de la maturité du gestionnaire de la source et sa capacité à la maintenir dans le temps ;
- l’évaluation de sa capacité à être partagée et réutilisée ;
- l’identification des risques liés à la sécurité de l’information ;
- et la formulation de recommandations en vue d’une amélioration continue.
Sur cette base, la BCED peut accompagner l’administration dans la structuration de sa démarche de labellisation, l’aider à renforcer la qualité de ses données et à rendre visible son rôle de source authentique au sein de l’écosystème.
Une fois labellisée, la source de données est mise à disposition d’autres administrations, dans le respect des autorisations et de la législation en matière de protection des données personnelles via la BCED.
Ce processus renforce :
- la confiance entre producteurs et consommateurs de données ;
- la qualité globale des échanges ;
- et la lisibilité des rôles au sein de l’écosystème de l’échange de données.
Des acteurs clés au service d’une administration plus efficace
En produisant des données de référence, en en garantissant la qualité et en encadrant leur utilisation, les sources authentiques jouent un rôle essentiel dans l’échange de données entre administrations.
Elles constituent le socle sur lequel reposent des échanges fiables, sécurisés et conformes, au service des missions publiques et de la simplification administrative.
➡️ Dans le prochain article de cette série, nous nous intéresserons cette fois au rôle des intégrateurs de services. Stay tuned !